用于商务活动的电脑，尽量专人专用，避免出现泄漏商业秘密或重要文件被误删等意外情况。对于商务电子邮件，尽可能采取加密邮件的方式，最起码相关内容应单独做成一个文件并加密，而密码用其他方式告知对方。重要的邮件要另外备份，重装电脑系统等要备份出所有邮件。通过网络传送的重要事项信息可按传统方式做成正式文件，再通过扫描灯方式做成图片文件传送，这样不容易被改动，也以示郑重。如有必要，企业可以请公证机关取证，并作出公正文书；或申请人民法院诉前证据保全。取证的方式，最好采取查看源代码并复制出所有内容粘贴到字处理软件中编辑打印的方式，这样能完整取得邮件中的所有内容。