文书管理办法
2008-01-27 12:07:02 作者： 来源： 互联网 浏览次数： 854 文字大小：【 大】【 中】【 小】 简介：
文书管理办法
（一）规章概述 文书是公司的书面文件，是用文字的形式记载公司对内、对外一切活动的信息载体。文书质量的高低，文书档案管理是否规范、完整，直接关系到公司 ...
| 文书管理办法 |
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（一）规章概述
文书是公司的书面文件，是用文字的形式记载公司对内、对外一切活动的信息载体。文书质量的高低，文书档案管理是否规范、完整，直接关系到公司的切身利益。比如，一份合同如果管不好，就可能给公司造成巨额损失；一份关于公司产品质量的文件如果不符合法律的规定，可能对公司产品质量造成重大影响。
文书管理工作具有琐碎、复杂、涉及人多、涉及面广的特点。如果不把每个环节、每个岗位的职责明确下来，就可能出现管理漏洞，给公司造成损失。因此，加强对公司文书的管理，是公司管理的重要内容。而制度建设，是对文书管理的一项基础性工作。
（二）主要内容
文书管理办法的主要内容包括：文书管理的原则；文书的种类、管理；文书管理部门及职责；文书的收发流程；公文的起草、审核、会签、核发、印刷、装订、分送、回复等。
（三）制作要求
制定该办法要根据公司管理的现状，做到实用、规范、简便。文书不能太繁琐、冗长，也不能没有操作性，让经办人难以理解和执行。
（四）范本
________公司文书管理办法
年 月 日（ ）办发字第 号
1．总则
1．1目的
为了加强对本公司的文书管理，提高行文质量，维护公司权益和形象，提高工作效率，特制定本办法。
1．2范围
本办法所称文书管理是指总公司各部、室、中心及各公司（含事业部、业务执行部门）与外界来往的文书（包括电报）及公司各部门间来往文书（包含送报会签）等自收（发）文至归档的全部过程。
（说明：可根据公司管理范围的实际情况规定具体的内容。）
2．承办部门
2．1归口管理部门
总公司各部门与外界来往文书的收发由总公司办公室统一办理，各公司（工厂）所在地的总收发由其所属办公室秘书科办理。
2．2管理部门
2．2．1总公司各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来往的文书以及各公司总经理室或管理处为管理部门；营业、采购、工务、资料、法律、服务、训练等业务部门的文书，则以各该业务部门的主管部门为管理部门。
2．2．2各公司（工厂）所在地与外界来往属地区性文书，以其所在地之经理室或管理处（或办公室）为管理部门。
2．2．3关系各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。
2．2．4管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；文书未按规定处理者，管理部门不得受理。
2．3主办及会办部门
文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门；如有涉及其他部门时，其他部门则为该项文书的会办部门。
3．行文
3．1行文类别
3．1．1函：发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用；
3．1．2公告：就主管业务向公众或特定对象宣布时使用；
3．1．3便函：关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用；
3．1．4签呈：下级对上级有所请示或报告时使用；
3．1．5电报：业务处理须以电报行文时使用；
3．1．6表格式公文：政府机关规定的表格式公文及公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用；
3．1．7其他：会议记录及例行表报等的发送不必行文。
3．2行文名义、署名及印信使用
3．2．1对外单位行文的名义、署名及用印规定如下：
（1）以公司名义由董事长署名盖董事长职章：属政策性或影响公司重大权益的行文。
（2）以公司名义由总经理署名盖总经理职章：对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等行文。
（3）以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章：用于营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商的行文。
（4）以部门名义盖部门章：采购部门对厂商的行文；人事、服务、训练、法律等部门于经办业务的权责范围内对企事业、民间机构或个人的行文。
（5）因特殊需要，须另行规定行文名义、署名及印信使用者，应专案送总经理室转呈董事长或总经理核准。
3．2．2关系企业各部门间应以部门名义行文的，依照下列规定签署、用印：
（1）正式行文者，以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章；以业务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名，盖用部门章。
（2）总公司各部、室、中心对各公司行文的油印函件，盖用部门章。
（3）工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章。
（4）厂处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管的职衔签字章签署。
3．2．3公告、人事通知单、聘任书、奖状、合同及特定业务（如进出口、税务、关税、劳保、投标等），须加盖公司或业务专用章的文件，均应盖章，并视业务需要依规定加盖董事长或总经理的职衔签字章或职章或加盖于其权限或授权范围内的部门主管签字章或私章。
3．2．4特定签署人及印信的文件从其规定。
3．2．5需以对等身份的签署人名义复文者，应酌情处理。
4．行文的批示权限
4．1以董事长署名行文者，应由总公司办公室送总经理室转呈董事长批示；
4．2以总经理署名行文者，应送总经理室转呈总经理批示；
4．3以部门名义由厂处长署名行文者，应由部门主管批示；
4．4以部门名义行文者，应由部门主管批示；
4．5以公司名义盖用公司公章行文者，应由经理级人员批示；
4．6因专案业务需要，如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用公司名义，须盖用董事长或总经理的业务专用章者，行文时应经各该业务部门主管于授权范围内经核准后，方可用印；
4．7固定格式文书，应由署名的主管于原稿批示后，授权业务主管部门依式行文。
5．文书处理程序
文书处理程序为：经办人起草文件后，送交本部门经理审核签发送办公室，由办公室负责分送主管领导审核；需总经理或者董事长签发的，由办公室负责直接送相关领导。
6．文书分类
6．1机密类：具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密文件，应依本规定办理。
6．2普通类：涉及公司一般性的行政、经济、文化等业务往来，属于普通类文书。一般通知或参考性的函件无须呈批者，仅登记分类直接交经办部门处理归档。
6．3其他类：与公司业务无直接关系的表报、宣传或印刷函件，无需收文、登记，可直接送有关部门参阅。
7．收（发）文登记单（参见表1）
7．1第一联为收（发）文登记单，收发人员按流水号码顺序装订存查。
7．2第二联为催办单，于送经办部门签收文件后，收发人员收回，按处理期限或待复日期的先后次序整理，按日核对催办。
7．3第三联为主管催办单，经办部门主管于交办文件后留存，按处理期限或待复日期的先后整理，以备随时稽催督导用。
7．4第四联为经办人员存查联，于文件办妥后按结案、未结案分类存查。
7．5第五联为核查联，于文件办妥时随文归档；如系代行或授权批示的文件，由收发人员转送主管核阅后归档。
（说明：收发登记单可以简化一些，只要明确签收人、文件名称等主要内容即可。）
表1 收（发）文登记单
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日期 文号 收（发）文单位 事由 附件 回函内容 附本 经办人
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8．收（发）文字号的制定管理
8．1对外行文的字号：
（说明：行文的字号各单位要求可能不一致，通常一般应包括以下三个要素：公司简称、年号、业务类别和文件序号。比如：运通（2002）财字第22号，“运通”是公司的简称，“2002”是年号，“财”是指业务性质属于财务，“第22号”是在公司的发文顺序。）
8．2对关系企业行文的字号：由各公司总经理室统一制定管理。
8．3收发文编号
8．3．1由文书管理部门按年份依流水号码一文一号编列。“业务接洽便函”另行编定，亦采流水号码一文一号编列。
8．3．2复文以收文号码为发文号码，如有两号以上来文并案处理，以最后的收文号码为发文号码。
8．3．3主动发文号码与一般收文号码采取同一编号顺序。
9．收文
9．1登记、分文
来文由收发人员拆封后，于“收（发）文登记单”登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后，送分文人员依其性质判定文书类别、经办部门，再由收发人员分发。
9．2文件的分送
收发人员分发文件，应留存“收（发）文登记单”第一联，依收文编号之流水号码装订之。其余第二、三、四、五联连同来文以“分文专用卷宗”送交经办部门主管核定要否答复及处理期限，记入“收（发）文登记单”第二、三、四、五联，第二联于当日签收后，夹放于“分文专用卷宗”退收发人员，由收发人员按处理期限的日期先后予以整理为文件催办之用。
9．3文件交办
经办部门主管将文件批交办理时，应将经办人姓名记入“收（发）文登记单”第三、四、五联，留存第三联按处理日期的先后整理稽催督导，第四、五联连同文件交经办人办理。
9．4文件处理
9．4．1经办人办理文件时，应将拟办或复文拟稿签呈主管批示。
9．4．2经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于“收（发）文登记单”第四、五联记要栏（如不敷使用时，得以“文书签办单”补充，签办单随同“收（发）文登记单”第五联流程处理），并填记预定保存期限及销案或待复日期后连同来文（复文时需附复文稿）经呈批示后送打字、校对，再转送文书管理部门收发人员。经办部门主管于文件批示后，将“收（发）文登记单”第三联抽出销案。
9．4．3收发人员收到办妥的来文及“收（发）文登记单”第四、五联时：
（1）如无需复文者，依其类别编定档号填记于第四、五联，将档号及销案日期转记第一联，抽出原留存的第二联销案，并将第五联同文件归档，将第四联退还经办人。
（2）如需复文者，将复文及复文稿送请监印人员用印后，复文封发投邮；来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号填记于第四、五联后，第五联连同来文、复文稿、复文底本归档，并抽出原留存的第二联销案（如需待复者，则将第二联依待复日期的先后整理以备稽催），再将第四联退还经办人。经办部门如业务需要，可以将复文底本留存。
（3）来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等，经办部门经办人于接到来文时，应即缴交出纳部门签收，不应随文传递。
10．主动发文
10．1拟稿、登记
经办人以公文稿笺拟妥文稿，检附“收（发）文登记单”一式五联，填写受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名、预定保存年限及销案或待复期限等栏，呈部门主管并与核稿人员会商，经批示，送收发人员编号，转打字、校对后，送交文书管理部门收发人员。
10．2发文处理
收发人员收到发文文件、原稿“收（发）文登记单”，即将发文文件及原稿送请监印人员用印。
11．复文的处理
收发人员及文书经办部门收到外界复文，除按收文程序处理外，经办人应当填写收文日期及字号。
12．行文方式
12．1正式公文应当使用公文用纸印刷。
12．2主管部门对其直辖部门行文时，受文部门免办收文手续。
12．3总公司各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司总经理室或部、室、中心文书管理部门办理收文；其转交所属部门时，所属部门免办收文手续。
12．4受文部门按照规定免办收文者仍应处理呈核后依收文日期先后顺序归档。
12．5各类文书的行文，应就组织层级需要数量一次印发，避免逐级转文重印，延误时效。
13．业务接洽便函之处理
13．1发文
经办人发文时，应将接洽内容列记于“业务接洽便函”第一联，并填记文书类别、受文者、待复期限、附件等各栏，呈请主管批示后另依式填写三联，连同第一联呈主管签署，一并送收发人员编号并记载于“收（发）文编号登记表”，再送监印人员用印后，由收发人员将“业务接洽便函”第二、三、四联送交受文部门，第一联则依待复日期的先后整理以备稽催。
13．2收文
受文部门的收发人员收到“业务接洽便函”第二、三、四联，于便函上填记收文时间、编定收文号码并记载“收（发）文编号登记表”，将便函第二、三、四联送呈部门主管批定经办人后，由收发人员将第二、三联交由经办人承办，第四联经经办人签收后由收发人员按发文部门要求的待复日期先后整理，以备稽催。
13．3复文
经办人收到来文应拟具复文稿并按审批权限，经主管经理批示同意后，按发文程序办理。
14．文书结构
14．1公告：分为“主旨”、“依据”、“公告事项”和“附项”四个部分，灵活运用；
14．2函、签报：包括“主旨”、“说明”、“办法”、“请求、拟办或建议”等内容；
14．3业务接洽便函：以公文三段式或以条例方式逐点叙述；
14．4采用语体文以达到“简、浅、明、确”的要求，可用表格处理的尽量利用表格。
15．信函处理
15．1指名营业、工程、资材及采购人员接收的信函由信封上的记载可认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再予发还；未能确认为公务文书的信函，经其本人拆封后如系公务文书，应交收发人员依本办法处理。
15．2指名由各经理（副经理）以上人员接收的信函，直接送其本人，如系公务文书，再交收发人员依本办法办理。
16．签报处理
16．1经办人因特殊案件的处理，需请主管核示时，以签报用纸缮写，经主管核准后并依示办妥所请求事项后应依类别归档。
签报用纸格式如下（参见表2）：
表2_____________公司（ ）签报用纸
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领导批示：
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拟稿人： 核 稿：
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办公室： 部门领导：
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标题：
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内容：
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16．2经办人签报拟好后，经主管核准，同需呈转经理（副经理）级以上主管核准者（各公司经理室、总经理室以及总管理处各部、室、中心为呈总经理或董事长核示者），则于厂（处）长（部、室主管）签示后，由厂（处）、部（室）收发人员登记于"签报事务备查表"转呈经理（副经理）以上主管（各公司经理室、总经理室及总管理处为总经理或董事长）核示，于核示后由厂（处）部（室）收发人员转记"批示"情形，呈送厂（处）长（部室主管）核阅后，交由经办人依示办理，但与会办部门有关者应复印分送会办部门协同处理或备查。经办人办妥后，将签呈交由厂（处）、部（室）收发人员编定档号填记于签呈及"签报事务备查表"后，签报依其类别归档。签报内容不宜为公众周知者，应指定专人专案签办。
17．合同文书
17．1订立或修改合同时，经办部门拟稿后批示前，应将文稿转送法律事务室核稿。批示后依业务需要份数送请缮打、校对、用印。
17．2固定格式的合约书其原稿应依前款规定经核稿批示后使用，经办部门使用时依式填写所需份数呈准后，直接送请用印。
17．3合同书签约代表人及原稿、正本的保管部门由办公室规定。
保管部门收到合同书正本应即贴足印花并于销印后与原稿一并归档。其他业务有关部门均以副本留存备用。
18．副本及文书处理
副本视同正式文书，应依规定处理、归档；各类文书应指定有关部门集中管理。
19．电报处理
电报视同文收，依本规则办理。
20．文书处理要点
20．1经办文书遇有关系重大足以影响公司权益的重要文件，应将正本妥为保藏，并以副本或影印本处理相关事务；
20．2为利文书处理并达分层负责目的，经办人应就内容要点签拟意见或选稿随来文呈部门主管核阅批办，各主管人员应对文案注明意见，避免只签名而无意见；
20．3经办、会稿、核稿等人员的签名，应清晰可辨，不得潦草难认；
20．4经办文书应视其轻重而定缓急，如案情涉及其他部门应照会办理，会稿案件会办部门应按速件处理。
21．文件处理期限
21．1收发人员收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到1小时内送交有关人员。
21．2分文人员的分文日期，由各公司视其收文数量自行制定。
21．3经办人员的处理期限
21．3．1速件、电报、机密文件等应随到随办，于文到1日内处理完毕为原则；
21．3．2一般案件由部门主管斟酌经办人的工作量，指定处理期限，一般以文到3日内处理完毕为原则；
21．3．3来文定有答复期限者，应尽力于来文所定期限内处理完毕；
21．3．4计划、试验、研究、开发、规章修订、测定、搜集资料等特殊案件部门主管应斟酌实际需要分别规定其处理期限；
21．3．5监印人员原则上应于当日完成用印。
21．4文件归档，原则上应日案日清，最迟不得逾两日。
22．文件稽催
22．1经办人如未能如期办妥文件，应于处理期限届满前，经请示部门主管同意后，以口头通知文书收发人员更改处理期限。
22．2收发人员应按日检查催办联。到期未见办妥销案者，应先以口头通知经办部门主管；如再等一日仍不见办妥销案者，应即以"文书催办单"一式两联送经办部门主管交由经办人填注"拟完成日期"及"迟延原因"经主管批核后，经办部门自存一份，一份送还收发人员继续依期稽催。收发人员应随时将稽催情形记录于稽催联。
23．发送方式
文书发送方式分为专送、邮寄（平信、限时、挂号、航空）。
电报（寻常、加急、书信、打字）及集运等，经办人应于文书底稿上注明。
24．文件递送
24．1呈阅文件的递送方式
文件呈阅、呈判、会办时，如为普通案件以浅灰色卷宗递送；如系机密、紧急或A类案件，则以橘红色卷宗递送。
24．2部门间文件的递送
24．2．1发文及受文部门在同一厂区内，可以文件直接递送，如需签收者，可以自存联送请受文部门签收后取回稽催。
24．2．2发文及受文部门在不同厂区者，发文部门收发人员需将文件依受文部门区别以（处）、部（室）为单位装入"内部信封"予以递送。"内部信封"仅书写受文部门的厂、处、部、室名称，不另注明经办人姓名，由受文部门收发人员统一拆封分发。
24．2．3各公司于各办公地区应设一文件"寄送中心"，总公司为各公司总经理室，各公司（工厂）所在地为办公室，各"寄送中心"得规定每日截止收件时间，以便整理集中装运。
24．2．4收发人员将文件递交"寄送中心"后，"寄送中心"人员应将同一受文部门之厂（处）部（室）的文件集中管理，开具"文件递送清单"一式三联，第一联自存，第二、三联连同文件汇总装入区别专用"文件袋"寄送。收文地区的"寄送中心"人员收到"文件袋"拆开后，即以"文件递送清单"第二、三联连同文件送交各厂（处）收发人员签收后留存第二联，第三联以当日"文件袋"送还原发文的"寄送中心"存查。
24．2．5总管理处各部、室、中心寄送各厂区的文件，一律递交各公司的"寄送中心"登记转送。
24．3总公司各"寄送中心"的"文件袋"，需于下午5时前送交办公室统一运寄。
24．4原则上文件应随到随送，不得积压，"寄送中心"人员须于每日上午上班后30分钟内将"文件袋"内文件分送各厂（处）、部（室）收发人员签收。
25．印信
25．1种类
25．1．1公章：各公司向主管机构登记的公司印鉴及特定业务专用的公司印信；
25．1．2职章：董事长、各公司总经理刻有公司名衔及职别的印信；
25．1．3刻有职别及特定业务专用的主管印信。
25．2职衔签字章：各公司厂、处长以上主管刻有职衔及签名的印信。
25．3部门章：刻有公司及部门名衔的印信。如为不得对企业外行文的部门，应于部门章上加注"对内专用"的字样。
25．4校对章、骑缝章、附件章：刻有公司名衔及"校对章"或"骑缝章"、"附件章"等字样的印信。
26．印信的资料及形式所有印信均为圆形橡皮质。
27．印信盖用
27．1行文时应依本办法的规定，送请监印人员依规定于函件、文稿及底本上用印。
27．2其他文件需盖用印信者，经办人应填具"盖用印信申请单"一式两联，经呈准后凭以申请用印。监印人员除于文件上用印外，还应于"盖用印信申请单"正面加盖使用的印信，并收存第一联，第二联退回经办部门存查。
28．印色使用
公章、职章以红色印泥或红色打印水用印。
29．印信管理
29．1印信的核定及制发部门
29．1．1公章、董事长及各公司总经理的职章及职衔签字章均经办公室送董事长核定，由总经理室为管理部门统一制发；
29．1．2总公司各部、室、中心的部门章或特定业务的主管职章经各部（室）经理（主任）核定，由总公司总经理室为管理部门统一制发；
29．1．3各事业部经理、厂（处）长的职衔签字章、特定业务的主管职章及各部门的部门章经各公司总经理核定由各公司总经理室为管理部门统一制发。
29．2印信登记
业务主办部门需用特定印信或业务专用印信向有关主管机构报备时，该印信的登记、更换、撤销等手续，均由该主办部门办理。
29．3印信申请
29．3．1印信制发的申请
因业务需要或组织变更，由主办部门填具"请（制）发印信申请表"一份，送印信管理部门依本办法的规定呈请核定后由管理部门制发。
29．3．2印信换发的申请
（1）印信的印文磨损申请换发时，由监印人员填具"请（换）发印信申请表"一份，于备注栏拓具印模，述明制发日期，送印信管理部门依本办法之规定呈请核定后由管理部门换发；
（2）原有废旧印信应于换发的印信收到后1周内，由监印人员依本办法的规定办理。
29．4印信补发的申请
29．4．1印信毁损或遗失时，监印人员除向该印信登记机构报备并依法公告作废外，应填具"请（补）发印信申请表"一份，于备注栏叙明原印的种类、字体、制发日期、毁损或遗失经过及失职人员的责任，并送印信管理部门依本办法的规定呈总经理核定后，由管理部门补发；
29．4．2补发印信的文字体应有异于原印信，以便区别；
29．4．3遗失的印信寻获时，应即交由监印人员于2日内依本办法的规定办理。
29．5印信增刊的申请
29．5．1一种印信以制发一枚为原则，但如因业务需要或受地区限制需增加者，由业务主办部门依本条的规定提出申请；
29．5．2增加的印信应由管理部门酌情设法加以区别。
29．6印信缴销
29．6．1废旧、撤销或遗失寻获的印信，应由监印人员填具"缴销印信申请表"一份，送印信管理部门依本办法的规定核定后，检具缴销之印信，送缴管理部门撤销；
29．6．2印信管理部门收到缴销的印信，即酌情予以保存或截角注销。
30．文书用纸
30．1对关系企业外机构之行文以公文用纸为之，对客户或厂商行文须用印有公司名衔的书函；
30．2关系企业内部各部门间的行文以"业务接洽便函"为之，但公司间的行文亦须用公文用纸；
30．3电报使用电报专用纸；
30．4签报使用签报专用纸。
31．文件的稽查
各公司总经理室应不定期派员稽查各部门的文书处理情形并随时予以辅导，如有异常应即通知经办部门主管处理。
32．实施与修改
本办法由公司董事会讨论通过，自公布之日起实施。 | |
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