文书档案管理办法
2008-01-27 12:06:25 作者： 来源： 互联网 浏览次数： 4585 文字大小：【 大】【 中】【 小】 简介：
文书档案管理办法
（一）规章概述 1．概念 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社 ...
| 文书档案管理办法 |
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（一）规章概述
1．概念
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
2．档案的权属
对国家和社会有保存价值的档案，属于国家所有的，由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围；属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。
3．档案管理
机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构的基本职责是：（1）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；（2）指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；（3）统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；（4）监督、指导所属机构的档案工作。
机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。
机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案，其他机关、团体、企业事业单位和组织以及中国公民需要利用的，须经档案保存单位同意。既是文物、图书资料又是档案的，档案馆可以与博物馆、图书馆、纪念馆等单位相互交换重复件、复制件或者目录，联合举办展览，共同编辑出版有关史料或者进行史料研究。
属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者可以向各级国家档案馆寄存、捐赠或者出卖。向各级国家档案以外的任何单位或者个人出卖、转让或者赠送的，必须报经县级以上人民政府档案行政管理部门批准；严禁向外国人和外国组织出卖或者赠送。属于国家所有的档案，任何组织和个人都不得出卖。
4．档案利用
档案的利用是指对档案的阅览、复制和摘录。中华人民共和国公民和组织，持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用已开放的档案。外国人或者外国组织利用中国已开放的档案，须经中国有关主管部门介绍以及保存该档案的档案馆同意。
机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案，须经保存该档案的档案馆同意，必须时还须经有关的档案行政管理部门审查同意。
各级各类档案馆应当为社会利用档案创造便利条件。提供社会利用的档案，可以按照规定收取费用。收费标准由国家档案局会同国务院价格管理部门制定。
5．企业档案管理
企业档案主要是企业在日常生产经营活动中所形成的具有历史意义的文献资料，包括各种合同文本、财务记录、公司重大活动等。建立企业档案，对了解企业的发展历史，完善企业的管理，具有积极的意义。因此，各企业应当重视建立和管理档案这项工作。
（二）主要内容
档案管理办法的主要内容包括档案资料的形成和收集、立卷与归档、建立档案的程序、档案的借阅、档案利用等。
（三）制作要求
制定该办法的基本要求是根据企业的实际，确定档案资料的范围，明确各部门在建立企业档案方面的责任，定期检查资料归档情况，确立与档案管理相应的监督检查制度。
（四）范本
________公司文书档案管理办法
年 月 日（ ）办字第 号
1．总则
为加强本公司文书立卷工作，完善档案管理制度，特制定本办法。
2．适用范围
归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本办法的规定，分别立卷归档。
3．原则
公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存），结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
4．文件材料的收集管理
坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
5．办公室收集
凡本公司缮发的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。
6．主管部门收集
6．1一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
6．2公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
6．3本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。
7．各部门专（兼）职文书的职责
7．1了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料；
7．2认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的3月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续；
7．3承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
8．归档范围
8．1重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
8．2上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；
8．3本公司对外的正式发文以及有关单位来往的文书；
8．4本公司的请示与上级机关的批复；
8．5本公司反映主要职能活动的报告、总结；
8．6本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报；
8．7信访工作材料；
8．8本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；
8．9本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料；
8．10本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料；
8．11本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
9．平时归卷
各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。
10．案卷目录
各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
11．资料送交
公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。
12．登记
专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。
13．案卷质量
为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
案卷质量的基本要求是遵循文件的形成规律和特点、保持文件之间的有机联系、区别不同的价值、便于保管和利用。
14．归档资料
归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，会议记录、统计报表及简报等要及时送档案室存档。
15．档案检查
档案室要定期开展档案质量检查。对于没有及时归档或者归档资料不全、格式不符合要求的，应当及时予以纠正。
16．本办法自公布之日起施行。 | |
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